義塾と取り交わす文書について

このページの内容は 2019年 10月 8日 に更新しました

共通事項

用紙の大きさについて

義塾と取り交わす文書の大きさは，特に指示がない場合を除き A4版縦置きとします。 なお，補助金などの公的機関に提出する文書については，複製の都合上，図面などを含め全て A4版のみとします。

見積書

見積書は鑑に消費税額を記入し税込みの金額を合計金額として提出してください。 内訳明細については数量を詳細に記入し，これに単価を掛けた金額を表示し，一式による計上の場合はその根拠を明示してください。 見積書に義塾指定の様式はございません。縦置き，横置きは自由ですが塾内申請文書様式が A4版縦置きのため，縦置きの様式がありましたらできるだけ縦置きで提出願います。

日吉キャンパス事務センター施設環境担当では，紙資源の再利用として，不要になった見積書類などの裏を，押印部分を除き印刷用紙に使用しております。なお，返却を希望される場合は，担当者へその旨お伝えください。

注文書

請負に関する契約書を取り交わす場合と，日吉キャンパス事務センター発注の消費税込み 10万円未満の物件を除き注文書を発行します。 なお，前記に関わらず注文書が必要な場合は日吉キャンパス事務センター施設環境担当の担当者にご相談ください。

注文請書

請負に関する契約書を取り交わさない場合は， 「注文請書」 が請負に関する契約書として課税文書に該当します。 注文請書は，請負金額（消費税を含む）を記入のうえ，請負金額に応じた収入印紙を左下余白部に貼付し消印してください。 また，下部右欄に引請日（原則として注文日以降），社名ならびに契約者印を押印のうえ施設環境担当担当者に渡して下さい。

工事など請負が伴う場合

請負に関する契約書

単一の工事で発注金額が消費税込み一千万円を超える場合は契約書を取り交わします。 契約書は，正・副 を作成し，民間 (旧四会) 連合協定工事請負契約約款，見積書，図面等を綴じ込み製本し，請負金額に応じた収入印紙を貼付し消印してください。

着工届・竣工届

請負に関する契約書を取り交わす工事の場合は， 「着工届」・「竣工届」 を提出してください。

引渡書・受領書

金額の多寡にかかわらず工事代金を請求する際は，請求書と共に義塾指定様式の 「引渡書」 (B5版，白，黄，青，桃の 4枚複写) を添付して担当者に請求して下さい。引渡書には，注文番号および工事名 (品名) を注文書と一致させ，3・4 枚目 [青・桃] は契約者印を押印してください。なお，注文書を発行しない物件については注文番号欄は空欄・工事名は担当者に確認してください。竣工検収後 「受領書」 (黄票) を発行します。なお，契約書を取り交わす工事の場合は，別途専用様式の 「引渡書」 「受領書」 がありますので，こちらも提出願います。 (記入要領 [pdf: 65.6Kb])

引渡書は 「日吉キャンパス事務センター運営サービス担当」 または 「三田塾監局管財部管財担当」 にて販売 (税込み412円) しておりますので購入願います。

請求書

請負者の様式の請求書に注文書記載の工事名，注文番号などを記入して請求してください。なお，注文書を発行しない物件については事前に取り決めた工事名および金額を計上のうえ請求願います。また，担当者から日付等について指示がある場合はそちらに従ってください。契約書を取り交わした場合は契約内容 (支払回数など) に基づき契約書毎に稟議番号を記入のうえ請求願います。稟議番号は日吉キャンパス事務センター施設環境担当の担当者に問い合わせ下さい。

工事図書

仮設計画書・仕様書・施工図書・竣工図書・諸届類などは遅滞なく提出してください。

業務委託など継続的取引を取り組む場合

継続的取引の基本となる契約書

業務委託など継続的取引を取り組む場合 (契約期間が3か月以内で，かつ更新の定めのないものは除きます) は基本となる契約書 (業務委託契約書など) を取り交わします。契約書は，正・副 を作成し，必要な書類を綴じ込み製本のうえ，4千円の収入印紙を貼付・消印してください。なお，この契約に基づく請負 (契約) については上記 「工事など請負が伴う場合」 に準じます。

物品納入の場合

請負に関する契約書

発注金額にかかわらず必要に応じて契約を取り交わす場合があります。契約書は，正・副 を作成し，見積書，仕様書などを綴じ込み製本してください。

納品書

物品納入の際は品名，規格，数量を詳細に明記した納品書を添付願います。物品検収後必要に応じて受領書を発行します。なお，これまで使用してきた義塾指定の「納品・請求内訳書」は在庫がなくなり次第廃止の予定です。

請求書

請求内訳書に品名，規格，単価，数量を詳細に明記のうえ，月分を集計し請求書を請求者の様式で請求願います。なお，これまで使用してきた義塾指定の「請求書」は在庫がなくなり次第廃止の予定です。

リースなどの場合

物品 (取り付け・組立費を含む場合も含) の調達をリースまたはレンタルとして行う場合は，請求・支払いについてはリースまたはレンタル業者の手順に則り処理願います。納品・設置作業などについては義塾の担当者と打ち合わせ願います。

支払いについて

支払条件

工事・物品納入の支払いは，通常当月末日締め (請求書は翌月 10日午前中までに必着，年末・年度末などは前倒しになることがあります) ，翌月末日払い (銀行振込) となっております。なお，8月は原則として支払いがありませんので，7月分の請求については 9月末日の支払いとなります。また，契約書を取り交わすものについては，契約書記載の支払い日ならびに支払方法となります。

領収書

領収書は，銀行振込決済の場合は特に必要ありません。ただし，公的機関の補助金事業などにかかる場合は領収書が必要となりますので請求者の様式で発行してください。詳しくは施設環境担当担当者の指示に従ってください。領収書に義塾指定の様式はございません。

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